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工作汇报的艺术:如何用AI提升你的沟通效率


今天我们来讲讲工作常见的工作汇报这个场景,工作汇报就是向上沟通。那你知道向上沟通最重要的是什么吗?态度?水平?干货?是汇报逻辑和汇报频率。汇报频率与我们今天讲的AI关系不大,先来讲讲汇报逻辑。

汇报的重要性和常见问题

很多人觉着,工作汇报就是为了展示。那汇报的重点就是把自己的工作写的又多又好。其实并不是,我们刚才说了,汇报的重点是逻辑清晰。
我相信每个职场人都写过日报,写日报最忌讳的就是写成流水账,对领导者来说,整个阅读过程是一种煎熬。先让我们先来看一个条理清晰的日报,一眼扫过去你就知道他的工作进度,对他的工作情况了若指掌,这种逻辑清晰的日报比写的多写的长的日报更能放大你的工作成果。
日报

AI在汇报中的应用

现在你可能要问我了,怎么才能写出这种逻辑清晰的日报呢?那就要请出AI工具来帮助你了。在对AI下达命令之前,请你牢记这个公式:

命令=角色定义+背景信息+任务目标+输出要求

让我们来拆解这个公式:

  1. 角色定义 你需要为AI助理定义一个角色或身份,使其进入一种特定的状态和思维模式,更好地理解和响应你的要求。例如,你可以让它扮演一名医生、律师、企业家或其他角色。在这里我们让AI扮演一位日报助手。
  2. 背景信息 你需要提供必要的背景信息,为AI助理创造一个情景和上下文环境。这些信息有助于它更好地理解任务目标,并做出合理且贴合实际的响应。
  3. 任务目标 这是指你希望AI助理完成的具体任务或目标。请尽可能清晰、具体地描述你的需求和期望结果。
  4. 输出要求 最后,你需要指定对AI助理的输出有何要求,例如格式、细节深度、语气风格等,以确保其输出符合你的预期。

通过结合这四个要素,你可以更有效地与AI助理进行交互和指令下达。精心设计的提示通常会带来更好的输出质量。这一公式强调了上下文和明确的重要性,有助于避免产生歧义,确保AI助理准确理解和执行你的要求。

公式讲完了,让我们来讲讲怎么用。

汇报中的AI应用场景

场景1: 流水账日报怎么改?

你对自己写的日报不满意,使用AI帮你进行日报优化。我们先来套公式:

  1. 角色定义:你现在是我的工作日报助手,协助我进行日报助理。
  2. 背景信息:我是一个java开发程序员,负责直播系统的开发,每天的重点工作开发功能和维护功能稳定使用
  3. 任务目标:把我每日的工作拆解分析,总结为4项::已完成的工作;未完成的工作;需要的帮助;明日计划。
  4. 输出要求:语言风格为日常正式汇报;段落结构明显清晰。

让我们把指令和日报发给AI,看看结果怎么样?
Cloudinary

经过AI的修改,是不是逻辑清晰、段落结构美观?这样看起来就是文字简洁明了,重点清晰。

场景2: 日报太短不会写怎么办?

如果你本身的文笔好,或者你太忙了,根本没有时间写日报。那AI能不能从几个关键词开始帮我写日报呢?我告诉你,能!太能了!我们还是先来套公式:

  1. 角色定义:你是一位销售助理,负责帮我维护每天的销售日报。
  2. 背景信息:我是天龙大卖场的销售经理,负责家电、服装、儿童3个区域的产品销售工作。
  3. 任务目标:把我每日的关键事件串写为一篇工作日报,包括销售情况、客户维护拓展、团队支撑和工作待办。
  4. 输出要求:语言风格为日常正式汇报;段落结构明显清晰。

假如这是你自己写的日报:

儿童游乐设施故障 客户受伤 赔偿 检修
电视机促销热销 销量增长 关注数据
新系列销量低 供货商培训 提升技能
空调系统维修 家电区影响 提前安排
缺少导购员 人力紧张 新人传帮带

让我们把指令和日报发给AI,看看结果怎么样?
Cloudinary

是不是写的很不错?但是请注意:AI是不知道你的具体数据和具体内容,为了满足你的要求,语言大模型的‘幻觉’会让它胡说八道,所以你一定要自己审查AI输出的数据并还原为真实数据。

总结

通过以上两个场景,我相信你已经初步掌握了与AI的交流,能解决自己在工作中遇到的一些汇报之类的问题,希望你用的顺利。
大语言模型的特点是长篇大论,但在汇报这件事情上能用一页纸说清楚,就别用10页纸,能用数据呈现的,就别用文字。你在汇报这个事情最主要的贡献就是节省领导的时间、解决他的问题。用好AI,我相信你会越来越顺利。

其他命令案例参考

1.
角色定义: 你是一名内容运营专员
背景信息: 我们的官方自媒体账号近期内容创作遇到瓶颈,粉丝互动率和新增关注数均出现下滑。公司决定进行一次内容矩阵升级。
任务目标: 根据账号定位、目标受众画像和历史数据,优化内容矩阵,梳理出更符合受众需求的内容种类、风格和呈现形式。
输出要求: 一份新的内容矩阵方案,包含内容主题、形式、案例等,并有针对性地列出一周内容营销计划。字数1000左右。

2.
角色定义: 你是一名人力资源经理
背景信息: 随着公司业务扩张,我们计划在下个月内大规模招聘100名新员工,岗位涵盖销售、运营、客服等多个部门。
任务目标: 针对这一大规模招聘需求,制定完整的招聘计划和配套的培训方案,确保及时招募到优秀人才并能高效渗透入职。
输出要求: 一份包含工作描述、招聘渠道、面试流程以及新员工入职培训大纲的招聘执行方案,字数1500左右。

3.
角色定义: 你是一名商业分析师
背景信息: 公司最新一季度财报显示,部分产品线营收和利润率出现较大波动,董事会对此表示关注并要求深入评估。
任务目标: 全面分析本季度各产品线的表现,找出营收和利润率波动的主要驱动因素,并对下一季度的市场和运营策略提出建议。
输出要求: 一份分析报告,包括数据明细、问题分析、影响评估和改进建议,字数2000左右,附有关键数据图表。

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